16.06.2010

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Business-Knigge

Die ersten Tage in einem neuen Job sind die schwersten, vor allem, wenn man frisch von der Uni oder aus der Schule kommt und noch wenig Erfahrung im Umgang mit Arbeitskollegen hat. Wenn Du Dich aber an ein paar Grundregeln hältst, steht einer guten Zusammenarbeit nichts im Weg.

Sympathien wecken

Sympathie ist der Schlüssel zu Beliebtheit und damit die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit, sowohl mit Vorgesetzten als auch mit Kollegen. Das Sympathie-Empfinden anderer aber ist schwer zu beeinflussen.

Die "Basis-Sympathie" entsteht bereits während der ersten Sekunden des ersten Zusammentreffens. Hier entscheidet man aus dem Bauch heraus, ob einem der andere sympathisch ist oder nicht. Einen guten Eindruck machen immer Freundlichkeit und Offenheit. Ob sich jemand verstellt und anders gibt, als er wirklich ist, merken die meisten Menschen intuitiv - versuche also nicht, etwas vorzuspielen.

Small Talk ist in unserer Gesellschaft eine Frage der Höflichkeit. Stelle Dich also nicht nur vor, sondern wechsle gleich ein paar Worte. So schaffst Du eine gute Grundlage für das nächste Zusammentreffen.

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Der zwischenmenschliche Umgang

Im weiteren Umgang miteinander gilt es, rücksichtsvoll und hilfsbereit zu sein, aber ohne sich ausnutzen zu lassen. Ehrlichkeit und Respekt vor dem anderen sind die beste Grundlage für zwischenmenschlichen Umgang. Das bedeutet natürlich nicht, dass Du stets ungefragt - aber ehrlich - Kritik an jedem äußern darfst. Respekt bedeutet: So viele private Details und so viel Offenheit, wie der andere von sich aus anbietet und als angenehm empfindet.

Falls doch zwischenmenschliche Probleme aufkommen, kannst Du durchaus mit einer Person Deines Vertrauens darüber reden. Hüte Dich dabei aber, zu lästern. Das hinterlässt einen sehr schlechten Eindruck und kann sogar das Betriebsklima beeinflussen. Mit jemandem, der tratscht und lästert, arbeitet man schließlich nicht gerne zusammen. Daher ist es am besten, wann immer möglich direkt auf die Person zuzugehen, mit der Du nicht zurechtkommst, und das Problem anzusprechen. Auf diese Weise könnt ihr möglicherweise gemeinsam eine Lösung finden.

Solltest Du etwas sagen, das einen Kollegen persönlich kränkt, ist eine Entschuldigung sowohl für Dich selbst, als auch für das allgemeine Betriebsklima unumgänglich. Je früher Du auf Deinen Kollegen zugehst, desto besser. Bedenke, dass Du jeden Tag acht Stunden mit den Leuten im Büro verbringst. Eine gute Atmosphäre lässt jeden einzelnen konzentrierter und entspannter arbeiten.

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Duzen oder Siezen?

Nicht selten duzen sich die Mitarbeiter heutzutage gegenseitig. Das schließt oft auch die Führungskräfte ein. Auf diese Weise soll das Gemeinschaftsgefühl gestärkt und das Betriebsklima verbessert werden. In Unternehmen, in denen das nicht der Fall ist, gibt es gewisse Regeln. Hier ist es üblich, dass auf der gleichen Hierarchiestufe der Ältere dem Jüngeren beziehungsweise die in der Firmenhierarchie höher stehende Person der niedriger stehenden das "Du" anbietet - unabhängig vom Alter.

In manchen Unternehmen ist es auch üblich, sich gegenseitig zu siezen, dabei aber mit dem Vornamen anzusprechen.

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Die Begrüßung und Vorstellung

Sollte jemand auf Dich zukommen, um sich vorzustellen, während Du gerade sitzt, ist es höflich, wenn Du bei der Begrüßung aufstehst. Es spielt keine Rolle, ob es sich dabei um einen Arbeitskollegen oder den Chef handelt. Eine Begrüßung im Stehen ist ein Zeichen von Respekt. Außerdem begegnest Du Deinem Gegenüber so auf Augenhöhe.

Falls Du bei einem Meeting oder auf einer Messe auf mehrere Personen gleichzeitig triffst, so ist bei der Begrüßung eine gewisse Reihenfolge einzuhalten:

Die Damen werden vor den Herren begrüßt.
Die älteren Personen werden vor den jüngeren begrüßt.
Die in der Hierarchie höher stehenden werden vor den niedriger stehenden begrüßt.

Diese Reihenfolge gilt auch, wenn man Personen einander vorstellt. Wem Du wen vorstellst, erklären folgende Regeln:

Die Frauen werden den Männern vorgestellt.
Der älteren Person wird die jüngere vorgestellt.
Der Rangniedrigere wird dem Ranghöheren vorgestellt.
Der Bekannte wird dem Fremden vorgestellt.
Der neu Hinzugekommene wird den bereits Anwesenden vorgestellt.

Wenn Du auf einer Tagung oder Messe bist und ein Namensschild trägst, solltest Du Dich übrigens dennoch persönlich vorstellen. Und egal, wen Du selbst kennen lernst oder wem Du vorgestellt wirst - es ist höflich und üblich, mit dem Gegenüber ein wenig Smalltalk zu führen.

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Die richtige Anrede

Sprichst Du im Gespräch Dein Gegenüber ab und zu mit Namen an (Vorsicht: nicht übertreiben, das wirkt anbiedernd), kann das den Gesprächsverlauf positiv beeinflussen. Das setzt voraus, dass Du Dir den Namen gut merkst. Solltest Du eine Namensschwäche haben, bieten sich Eselsbrücken an. Ebenso kannst Du es Deinem Gegenüber erleichtern, Deinen Namen im Gedächtnis zu behalten, indem Du bereits eine Eselsbrücke vorgibst. Wähle dabei einen positiven Vergleich, z.B. "Ich heiße Gabriel, wie der Erzengel".

Falls Du den Namen bei der Vorstellung nicht verstanden hast, ist es keine Schande, höflich nachzufragen. Ist Dir der Name dagegen während des Gesprächs entfallen, kannst Du Deinem Gesprächspartner Deine Visitenkarte anbieten. In der Regel gibt Dein Gegenüber Dir daraufhin auch seine Karte. Aber auch hier gilt: Bei einer netten Entschuldigung, verbunden mit einer erneuten Frage nach dem Namen, wird sich niemand beleidigt fühlen.

Neben dem Namen ist auch die richtige Anrede wichtig. Achte genau darauf, wie sich Dein Gegenüber vorstellt. Nennt er oder sie einen Titel (Doktor, Professor) oder die Amtsbezeichnung (wie Stadtrat oder Bischof), so sprich die Person auch damit an. Hat Dein Gesprächspartner sowohl einen Doktor- als auch einen Professor-Titel, so schickt es sich, bei der Anrede nur den Professor-Titel zu nennen. Anders bei Doppelnamen - es müssen natürlich immer beide Namensteile genannt werden.

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Der Smalltalk

Smalltalk ist nicht jedermanns Sache, aber gerade im Berufsleben ist diese Form der Unterhaltung unumgänglich. Der Smalltalk ist wichtig, da er zwischen zwei Menschen eine Verbindung herstellt. es ist eine eine kurze, nicht zu tief gehende Unterhaltung über ein allgemein bekanntes Thema. Besonders gut eignen sich dafür aktuelle Geschehnisse aus Kultur, Sport und Ähnliches. Es ist daher gut, immer so weit informiert zu sein, dass man ohne Probleme mitreden kann.

Du kannst aber nicht automatisch damit rechnen, dass Dein Gegenüber auch über das letzte Fußballspiel oder Kulturevent informiert ist. Am einfachsten ist es daher, Smalltalk über die gegenwärtigen Gegebenheiten zu beginnen, beispielsweise das Wetter oder eventuell die Veranstaltung, auf der man sich befindet (Standort, Anfahrt, Umgebung, Essen). Freizeitaktivitäten können ebenso ein guter Eisbrecher sein.

Auch für den Smalltalk gibt es Richtlinien:

Smalltalk ist kein Fachgespräch - Fachtermini haben hier nichts zu suchen.
Smalltalk ist keine Diskussion - lasse jedem seine Meinung.
Smalltalk ist kein Monolog - referiere nicht stundenlang über Deine Lieblingsthemen. Wenn der andere sich zu einem Thema nicht äußert, dann suche ein anderes Thema oder frage nach.
Themen wie Religion, Politik oder Krankheiten sind nicht Smalltalk-geeignet, da bei diesen Themen vielen Menschen die für den Smalltalk nötige Distanz fehlt.
Klatsch und Tratsch über Dritte und nicht Anwesende gehört nicht in den Smalltalk.

Stellt sich nun noch die Frage, wie Du Dich aus einem Smalltalk ausklinkst, der Dich zu sehr in Beschlag nimmt. Am einfachsten ist es, eine andere Person zu entdecken, die Du noch begrüßen musst. In diesem Fall ist der ideale Ablauf: höfliche Entschuldigung und Nennung des Grundes, Verabschiedung, dann Aufbruch. Allerdings musst Du dann auch wirklich zu dem Bekannten gehen.

Ist niemand in Sicht, den Du kennst, wird es schwieriger. Am wenigsten unangenehm ist es, sich in einer Gesprächspause von seinem Gegenüber beispielsweise folgendermaßen zu verabschieden: "Vielen Dank für das interessante Gespräch, wir werden sicher noch Zeit haben, es fortzusetzen. Bis dahin wünsche ich Ihnen einen schönen Abend. Bis später."

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Richtig telefonieren

Am Telefon ist es besonders wichtig, freundlich zu sein. Da man sich beim Telefonieren nicht sieht und somit die Verständigung über Gestik und Mimik wegfällt, ist eine klare Konversationsweise unumgänglich.

Wenn Du eine telefonische Auskunft von jemandem benötigst, bereite Dich auf das Gespräch vor. Lege Dir die betreffenden Unterlagen sowie etwas zu Schreiben bereit. Hast Du Deinen Gesprächspartner erreicht, begrüße ihn freundlich und stelle Dich mit Namen (evtl. Position) und Firma vor. Bringe Dein Anliegen konkret vor, sprich klar und deutlich und versuche, während des Telefonats zu lächeln. Das kann Dein Gesprächspartner zwar nicht sehen, aber hören. Und er wird Dich gleich viel sympathischer finden.

Am Ende des Telefonats empfiehlt es sich, die Ergebnisse und Vereinbarungen noch einmal zusammenzufassen. Den Abschluss bilden ein Dank für das Gespräch und die Verabschiedung sowie der Wunsch, der andere möge noch einen schönen Tag haben.

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studilux/bf

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